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Ein Unternehmen hat ein funktionierendes ERP-System, mehrere Excel-Auswertungen und eine Access-Anwendung, auf die der Fachbereich angewiesen ist. Für die monatliche Besprechung werden Informationen daraus von Hand zusammengeführt. Der Wunsch ist verständlich: eine verlässliche Sicht auf das Geschäft, ohne gleichzeitig alle bewährten Anwendungen ersetzen zu müssen.

Das ist eine sinnvolle Ausgangsfrage für ein BI-Projekt. Sie ist jedoch kein Versprechen, jede vorhandene Lösung unverändert erhalten zu können. Entscheidend ist, welche Aufgaben die Systeme weiterhin gut erfüllen und wo Datenbereitstellung, Berechnung oder Zusammenarbeit verbessert werden müssen. Eine gute Beratung macht diese Grenze früh sichtbar.

Mit einer Entscheidung beginnen

Die erste Frage lautet nicht, wie viele Berichte entstehen sollen. Sie lautet: Welche Entscheidung soll künftig auf einer besseren Grundlage getroffen werden? Die Geschäftsführung möchte vielleicht schneller erkennen, wo sich die Marge verändert. Das Controlling benötigt einen nachvollziehbaren Vergleich von Plan und Ist. Der Vertrieb braucht einen abgestimmten Blick auf Aufträge und Entwicklung der Kunden.

Aus dieser Frage ergibt sich ein begrenzter Anfang. Ein Unternehmen muss nicht gleichzeitig Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Personal neu ordnen. Ein geschäftlich relevanter Ausschnitt kann zeigen, ob Datenzugänge, Berechnungsregeln und Zusammenarbeit tragfähig sind. Er sollte klein genug sein, um überprüfbar zu bleiben, und wichtig genug, um eine echte Entscheidung zu unterstützen.

Den Bestand verstehen, bevor er verbunden wird

Vorhandene Dateien und Anwendungen erfüllen unterschiedliche Rollen. Manche liefern verbindliche Geschäftsdaten. Andere ergänzen Planwerte oder fachliche Zuordnungen. Wieder andere sind persönliche Hilfsmittel. Diese Unterschiede müssen vor der Anbindung geklärt werden, sonst wird aus einer individuellen Hilfsrechnung unbemerkt eine unternehmensweit verwendete Kennzahl.

Eine Bestandsaufnahme sollte deshalb Quelle, Verantwortliche, Aktualisierung und besondere Geschäftsregeln gemeinsam betrachten. Ebenso gehört dazu, wie ein Datenzugang technisch und organisatorisch erlaubt werden kann. Ein vorhandener Export beweist noch keinen stabilen regelmäßigen Zugriff. Auch Datenqualität, Zugriffsmöglichkeiten und verfügbare Lizenzen können die passende Lösung begrenzen.

Bestehende Microsoft-Anwendungen gezielt weiterverwenden

Excel kann weiterhin sinnvoll für Planung oder freigegebene Eingaben eingesetzt werden. Eine Access-Anwendung kann einen bewährten Fachprozess abbilden. Power BI kann auf dieser Grundlage Berichte und gemeinsame Kennzahlen bereitstellen, wenn die Anbindung und das Modell dafür geeignet sind. Welche Verbindung sinnvoll ist, muss am tatsächlichen Bestand geprüft werden.

Das Projektziel sollte dabei nicht lauten, möglichst viele Werkzeuge einzusetzen. Zusätzliche Komponenten müssen eine konkrete Aufgabe lösen. Eine Datenübertragung, die nur auf dem Rechner einer einzelnen Person funktioniert, kann beispielsweise zum Betriebsrisiko werden. Eine technische Erweiterung ist dann begründbar, wenn sie Zuständigkeiten, Verfügbarkeit oder Wartbarkeit verbessert.

Ein erster Bericht braucht klare Abnahmekriterien

Ein sichtbares Dashboard ist ein guter Gesprächsgegenstand, aber noch kein Nachweis eines verlässlichen Betriebs. Für die Abnahme muss feststehen, welche Referenzwerte stimmen sollen, welche Zeiträume vergleichbar sind und wie mit Ausnahmen umgegangen wird. Verantwortliche aus dem Fachbereich sollten diese Fälle bestätigen können.

Auch die Nutzung gehört zur Prüfung. Findet eine Führungskraft die für ihre Frage erforderliche Information? Sind Begriffe verständlich? Sind Einschränkungen und Datenstand sichtbar? Ein Bericht kann technisch korrekt und trotzdem schwer nutzbar sein. Zusätzliche Diagramme lösen dieses Problem selten. Oft hilft eine klare erste Ansicht mit wenigen entscheidungsrelevanten Aussagen.

Zugriffsrechte sind eine eigene Aufgabe

Nicht jede Person darf alle Daten sehen. Das betrifft beispielsweise einzelne Geschäftsbereiche oder vertrauliche Informationen. Power BI bietet dafür unter anderem eine Sicherheit auf Zeilenebene. Ihre Wirkung hängt jedoch von den tatsächlich vergebenen Rollen ab. Microsoft weist darauf hin, dass diese Einschränkung bei entsprechendem Arbeitsbereichszugriff für Betrachter gilt, nicht für Administratoren, Mitglieder oder Mitwirkende.

Ein Berechtigungskonzept muss deshalb mit echten vorgesehenen Rollen geprüft werden. Eine bloße Filterauswahl im Bericht ersetzt diese Prüfung nicht. Auftraggeber sollten im Angebot erkennen können, wer die fachlichen Zugriffe festlegt, wer sie umsetzt und wie die Kontrolle dokumentiert wird. Dieser Punkt gehört vor den produktiven Einsatz.

Betrieb und Übergabe von Anfang an mitdenken

Nach der Einführung können Quellen ausfallen, Spalten geändert oder Zugänge erneuert werden. Deshalb braucht die Lösung eine verständliche Betriebsgrundlage: Verantwortlichkeiten, Aktualisierungsrhythmus, erkennbare Fehlermeldungen und einen vereinbarten Umgang mit Änderungen. Bei einer Störung muss nachvollziehbar sein, ob ein Bericht noch einen alten Datenstand zeigt.

Zur Übergabe gehören die benötigten Dateien, dokumentierte Berechnungen und die im Projekt vereinbarten Rechte und Zugänge. Ebenso sollte geklärt werden, welche laufende Betreuung enthalten ist und welche Arbeiten gesondert beauftragt werden. So bleibt eine externe BI-Beratung ein verlässlicher Partner, während der Auftraggeber seine Lösung nachvollziehen kann.

Ein Angebot nach Ergebnissen beurteilen

Eine nachvollziehbare Projektplanung benennt Ergebnisse und offene Annahmen. Im ersten Abschnitt können Datenprüfung, fachliche Definition, Umsetzung eines abgegrenzten Berichts und Abnahme zusammengehören. Weitere Bereiche folgen erst, wenn die Grundlagen dafür belastbar sind.

Pauschale Zeit- oder Einsparversprechen helfen hier wenig. Der Aufwand hängt unter anderem von Datenzugängen, vorhandenen Geschäftsregeln, Berechtigungen und der benötigten Betreuung ab. Eine ehrliche Einschätzung erklärt diese Abhängigkeiten. Sie zeigt auch, was der Kunde selbst entscheiden oder bereitstellen muss. Damit wird aus einem unverbindlichen Wunsch nach besseren Berichten ein besprechbares Projekt.

Eine gewachsene Systemlandschaft ist kein Grund, verlässliche BI aufzuschieben. Sie ist ein Grund, sorgfältig zu beginnen. Gute Business-Intelligence-Beratung verbindet fachliche Fragen mit einer passenden Umsetzung und macht sichtbar, was erhalten bleiben kann, was geändert werden sollte und wie der laufende Betrieb getragen wird.

Sie möchten Power BI zunächst mit einer vorhandenen Excel-Datei kennenlernen? Unser Praxisdialog mit drei einfachen Power-BI-Anleitungen zeigt einen ersten Bericht, die Kontrolle einer Änderung und die sichere Weitergabe.