Wissen: Ratgeber & Entscheidungshilfen zur Office-Automatisierung
Sie möchten einen Ablauf mit Office automatisieren? Bevor Sie Budget freigeben, lohnt sich ein Blick auf drei Fragen: Reicht Excel aus? Möchten Sie selbst entwickeln oder Unterstützung beauftragen? Und passt VBA zu Ihrer Umgebung? Hier finden Sie Entscheidungshilfen aus unserer Arbeit. So können Sie Ihren Bedarf für das Erstgespräch einordnen.
Excel-Lösung oder Individualsoftware? Die ehrliche Entscheidungshilfe
Zunächst zählt Ihre Aufgabe. Danach vergleichen wir, welches Werkzeug sie löst und welche Gesamtkosten über die nächsten fünf Jahre entstehen können.
Wann Excel (mit VBA) die richtige Wahl ist
Excel eignet sich etwa für Kalkulationen, Planungen, Analysen und Berichte. Das gilt besonders, wenn wenige Personen die Lösung pflegen und häufig fachliche Änderungen brauchen. Eine entwickelte Excel-/VBA-Lösung kann Ihre bestehende Microsoft-Umgebung nutzen. Dabei schützen klare Regeln, Plausibilitätsprüfungen und Dokumentation die Abläufe. Umfang und Kosten hängen jedoch von der konkreten Aufgabe ab.
Wann Excel an seine Grenzen kommt
Viele gleichzeitige Nutzer oder große Datenmengen können eine andere Lösung erfordern. Auch genaue Zugriffsrechte spielen eine Rolle. Wenn eine Datei bereits Ihre zentrale Datenbank ersetzt, prüfen wir deshalb Alternativen: etwa Access-/SQL-Lösung, Power App oder individuelle Business-Software. Dabei kann Excel als vertraute Oberfläche für Auswertungen bleiben.
| Kriterium | Spricht für Excel/VBA | Spricht für Individualsoftware |
|---|---|---|
| Gleichzeitige Nutzer | 1–5, klar geregelt | Viele, parallel schreibend |
| Datenmenge | Bis einige hunderttausend Zeilen | Millionen Datensätze, Historie |
| Berechtigungen | Einfach (Blatt-/Dateischutz) | Feingranular, rollenbasiert |
| Änderungsfrequenz der Fachlogik | Hoch — Fachbereich denkt mit | Stabil, standardisierter Prozess |
| Prozessbeteiligte | Ein Team, eine Abteilung | Abteilungsübergreifende Workflows |
| Revisionssicherheit | Ergänzbar (Protokolle, Versionen) | Kernanforderung mit Audit-Trail |
Faustregel 1
Wenige Experten rechnen, planen und analysieren: Dafür kann Excel/VBA passen. Viele Nutzer verwalten Daten und arbeiten gemeinsam: Dann prüfen wir eine Datenbank oder App.
Faustregel 2
Pflegen mehr als fünf Personen eine Datei parallel, sollten Sie den Aufbau prüfen. Denn zusätzliche Hilfslösungen können den Aufwand erhöhen. Ob ein Wechsel günstiger ist, hängt vom Ablauf und den Anforderungen ab.
Faustregel 3
Häufig bleibt Excel als Oberfläche erhalten. Gleichzeitig können Daten und Logik schrittweise in SQL oder die Power Platform wechseln. So lässt sich der Übergang in Etappen planen.
Reporting selbst erstellen oder liefern lassen? Ein Rechenbeispiel
Ein Monatsreport braucht Zeit, auch wenn ihn jemand nebenbei erstellt. Deshalb lohnt sich ein Blick auf den tatsächlichen Aufwand. Das folgende Beispiel zeigt die Rechnung.
Die sichtbaren Kosten
Ein illustratives Beispiel: Ein Controller führt jeden Monat ERP-Daten und Excel-Zulieferungen für einen Management-Report zusammen. Danach prüft und kommentiert er die Zahlen. Dafür braucht er 2,5 Arbeitstage pro Monat, also rund 30 Tage im Jahr. Bei 75.000 € jährlichen Vollkosten und etwa 210 produktiven Tagen sind das gerundet 360 € pro Tag. Damit entstehen rund 10.800 € pro Jahr für einen Report.
Die versteckten Kosten
Dazu können weitere Kosten kommen. Vertretung: Ein Kollege braucht bei Urlaub oder Krankheit möglicherweise mehr Zeit. Fehlerrisiko: Ein Copy-Paste-Fehler kann zusätzliche Prüfungen und Korrekturen auslösen. Termindruck: Die Berichtserstellung kann Zeit für die Analyse im Monatsabschluss binden. Werkzeugpflege: Auch die Berichtsdatei braucht Betreuung. Deshalb sollten Sie diese Punkte in Ihre eigene Rechnung aufnehmen.
| Position (Beispielrechnung) | pro Jahr |
|---|---|
| Erstellung: 2,5 Tage/Monat × 360 € | ca. 10.800 € |
| Vertretungs- und Einarbeitungsaufwand | ca. 1.500–3.000 € |
| Fehler- und Korrekturschleifen | ca. 1.000–2.500 € |
| Pflege der Berichtsdateien/Tools | ca. 1.000–2.000 € |
| Realistische Vollkosten | ca. 14.000–18.000 € |
Die Rechnung dient als Beispiel; Ihre Werte können abweichen. Prüfen Sie deshalb Ihren eigenen Fall im Break-even-Rechner.
Wann sich Liefern-lassen rechnet — und wann nicht
Beim Managed Reporting übernimmt MDS Datenbeschaffung, Berechnung und Vier-Augen-Prüfung. Dazu gehören Lieferung und Vertretung. Wir prüfen dieses Modell etwa bei wiederkehrenden Reports ab einem Personentag Aufwand im Monat. Ist Ihr Report dagegen in zwei Stunden erstellt, kann eine einmalige Automatisierung besser passen. Das gilt auch, wenn Sie das fachliche Kernwissen selbst bearbeiten möchten.
Ist VBA noch zukunftssicher? Fakten statt Bauchgefühl
Viele Unternehmen möchten ihre bestehenden VBA-Lösungen weiter nutzen. Dafür betrachten wir zunächst die eingesetzte Office-Version. Danach prüfen wir, welche Abläufe die Lösung künftig unterstützen soll.
Die Fakten zur Microsoft-Support-Lage
Microsoft beschreibt VBA als Technik für Office-Lösungen auf dem Desktop. In Excel für das Web können Sie VBA-Makros weder erstellen noch bearbeiten oder ausführen. Deshalb prüfen wir zuerst, wo Ihr Team arbeitet. Für Abläufe im Web können etwa Office Scripts, Office-Add-ins oder die Power Platform infrage kommen. Die passende Wahl richtet sich nach Aufgabe und Umgebung.
Was das für Ihre Investition bedeutet
Für Desktop-Abläufe kann VBA weiterhin eine passende Wahl sein. Dabei prüfen wir auch den Zustand der Lösung. Fehlende Tests, schlecht dokumentierter Code oder Wissen bei nur einer Person können den Betrieb erschweren. Deshalb gehören Dokumentation und Prüfung zu einer professionellen Umsetzung.
Ihre Modernisierungspfade
- Sauber weiterbetreiben — bestehende VBA-Lösungen dokumentieren, absichern und gezielt erweitern: der wirtschaftlichste Weg, solange die Anwendung fachlich trägt (Excel-Programmierung & Modernisierung)
- Hybrid modernisieren — Daten nach SQL, Berichte nach Power BI, Excel bleibt vertrautes Frontend — schrittweise statt Big Bang
- Auf neue Microsoft-Werkzeuge wechseln — Office Scripts für Cloud-Automatisierung, Power Automate für Workflows: sinnvoll, wenn Browser-Nutzung, Teams-Integration oder zentrale Verwaltung gefordert sind
Unsere ehrliche Einordnung
Ein Wechsel sollte einen klaren Nutzen haben. Deshalb vergleichen wir die Absicherung Ihrer bestehenden Lösung mit einer möglichen Migration. Im Erstgespräch besprechen wir Aufwand, Anforderungen und den sinnvollen Weg.
Häufige Fragen — quer über alle Themen
Hier beantworten wir häufige Fragen aus Fachabteilungen und Geschäftsführung. Dabei nennen wir auch Voraussetzungen und typische Rahmenbedingungen.
Was kostet eine Automatisierung mit Excel/VBA oder der Power Platform?
Kleine Automatisierungen beginnen bei wenigen Entwicklungsstunden im niedrigen vierstelligen Bereich. Typische Fachbereichs-Tools liegen häufig zwischen 5.000 und 25.000 €, umfangreiche Anwendungen darüber. Nach dem unverbindlichen Erstgespräch erhalten Sie einen konkreten Budgetkorridor. Auf Wunsch bieten wir einen Festpreis an.
Gibt es eine Mindestprojektgröße?
Nein. Wir setzen auch kleine Automatisierungen ab wenigen Stunden um. Dazu gehört etwa ein Makro für einen wiederkehrenden Handgriff. So haben auch viele unserer langjährigen Kundenbeziehungen begonnen.
Wie lange dauert ein typisches Projekt?
Kleine Automatisierungen brauchen häufig wenige Tage. Für typische Fachbereichs-Tools planen wir zwei bis acht Wochen einschließlich Tests und Dokumentation. Größere Vorhaben teilen wir dagegen in Meilensteine auf. So können Sie frühe Ergebnisse prüfen.
Ist ein Festpreis möglich?
Ja. Nach der Analysephase erhalten Sie auf Wunsch einen Festpreis mit klarem Umfang und formaler Abnahme. Alternativ arbeiten wir nach Aufwand mit einer vereinbarten Budgetobergrenze. Gemeinsam wählen wir das passende Modell.
Wie läuft die Zusammenarbeit remote ab?
Wir stimmen uns per Videokonferenz und Telefon ab. Danach entwickeln wir remote oder direkt auf Ihren Systemen, etwa per VDI. Dabei haben Sie einen direkten Senior-Ansprechpartner, feste Termine und dokumentierte Zwischenstände. Vor-Ort-Termine in München oder deutschlandweit sind nach Vereinbarung möglich.
Wie hält es MDS mit Datenschutz und DSGVO?
Auf Wunsch vereinbaren wir eine NDA vor dem ersten inhaltlichen Gespräch. Außerdem erhalten Sie AVV und TOM-Übersicht auf Anfrage. Wo möglich nutzen wir Testdaten oder anonymisierte Daten. Produktivdaten verarbeiten wir nur nach Weisung und löschen sie dokumentiert nach dem Projekt. Weitere Angaben finden Sie unter Informationen für IT & Einkauf.
Wie funktioniert Fernwartung bei laufenden Anwendungen?
Ihre IT gibt den Zugangsweg frei, etwa VPN, Citrix/VDI oder einen Microsoft-365-Gastzugang. Dabei verwenden wir persönliche Zugänge, die Sie jederzeit entziehen können. Dauerhafte Administratorrechte brauchen wir nicht.
Wem gehört der Quellcode?
Ihnen. Sie erhalten den vollständigen, kommentierten Quellcode und die Dokumentation. Dadurch kann Ihre IT oder ein anderer Anbieter die Lösung übernehmen.
Gibt es Garantie und Gewährleistung?
Für abgenommene Leistungen gilt die gesetzliche Gewährleistung. Fehler, die vom vereinbarten Umfang abweichen, beheben wir kostenfrei. Darüber hinaus können Sie Wartungsverträge mit definierten Reaktionszeiten vereinbaren.
Übernimmt MDS auch Anwendungen, die jemand anderes gebaut hat?
Ja. Häufig übernehmen wir gewachsene Excel-, VBA- oder Access-Lösungen, deren Entwickler nicht mehr verfügbar ist. Zunächst analysieren wir die Anwendung. Danach dokumentieren und stabilisieren wir sie. Dabei bauen wir auf dem Bestand auf, soweit er geeignet ist. Mehr dazu finden Sie unter Excel-Programmierung & Modernisierung.
Was passiert nach dem Projektende?
Sie wählen zwischen Übergabe, punktuellem Support und laufender Betreuung. Zur Übergabe gehören Dokumentation und Einweisung. Für die laufende Betreuung kommen etwa Wartungsvertrag oder Entwicklungsretainer infrage. Einen Überblick finden Sie unter Managed Services.
Wie starte ich am besten?
Im kostenfreien Erstgespräch beschreiben Sie Ihre Situation und offenen Fragen. Danach besprechen wir geeignete Lösungswege und den nächsten Schritt. Dabei kann auch eine kleine Anpassung oder weitere Analyse genügen.
Ihre Frage war nicht dabei?
Beschreiben Sie uns Ihre Situation. Im kostenfreien Erstgespräch ordnen wir Ihre Fragen und Datenquellen ein. Danach besprechen wir ein sinnvolles Vorgehen.
Telefon: +49 177 7383088