Ihr festes Team für Weiterentwicklung.
Für Ihren Entwicklungsretainer reservieren wir Kapazität für Office-Lösungen. Weil das Team Ihre Anwendungen kennt, kann es Änderungen einordnen und mit Ihnen priorisieren.
Direkt zum Backlog Capacity Planner ↓
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Viele kleine Änderungen kosten Zeit, weil für jede Aufgabe eine neue Freigabe nötig ist. Ein festes Kontingent schafft dafür einen planbaren Ablauf.
„Für 4 Stunden Änderung brauchen wir 4 Wochen Beschaffung.“
Jede kleine Änderung braucht ein Angebot und eine Bestellung. Dadurch kann die Abstimmung mehr Zeit beanspruchen als die eigentliche Umsetzung.
„Kleine Wünsche versanden einfach.“
Die Liste wächst, obwohl einzelne Anpassungen zu klein für ein eigenes Projekt sind. Deshalb bleiben hilfreiche Verbesserungen oft liegen.
„Jeder Dienstleister arbeitet sich neu ein.“
Bei Einzelaufträgen muss sich ein neues Team erst einarbeiten. Dabei können Sie Wissen über Ihre Tools immer wieder neu erklären müssen.
„Unsere Budgets sind unplanbar.“
Auf ruhige Monate folgen mehrere Änderungen auf einmal. Deshalb lassen sich Aufwand und Kosten ohne feste Planung schwer einordnen.
„Die IT hat für Fachbereichs-Tools keine Kapazität.“
Excel und Access tragen wichtige Abläufe, obwohl sie in der IT-Planung kaum vorkommen. Dadurch fehlt oft ein klarer Weg für ihre Weiterentwicklung.
„Dringendes schlägt Wichtiges.“
Akute Fehler werden behoben, während Verbesserungen warten. Deshalb lohnt es sich, auch für die Weiterentwicklung Kapazität einzuplanen.
So funktioniert der Entwicklungsretainer
Sie vereinbaren ein Kontingent und sammeln Aufgaben in einer gemeinsamen Liste, dem Backlog. Anschließend setzen wir die priorisierten Änderungen mit dem eingearbeiteten Team um.
- Reservierte Kapazität: Sie erhalten ein monatliches Kontingent in Stunden oder Projekttagen, damit die laufende Arbeit planbar bleibt.
- Klare Prioritäten: Zuerst schätzen wir den Aufwand je Aufgabe. Danach bestimmen Sie die Reihenfolge im Backlog.
- Regelmäßiges Review: Gemeinsam prüfen wir erledigte Aufgaben und neue Wünsche, sodass die Planung zu Ihrem Bedarf passt.
- Kleine Änderungen: Innerhalb der vereinbarten Leistung entfällt ein neues Angebot, weil das Kontingent die Umsetzung bereits abdeckt.
- Nachvollziehbarer Verbrauch: Der Leistungsnachweis ordnet die Zeit jeder Aufgabe zu. Dadurch können Sie den Einsatz des Kontingents prüfen.
- Begrenzte Übertragung: Reststunden können nach der vereinbarten Regel übertragen werden, damit sich ruhige und intensive Monate ausgleichen.
- Wissen im Team: Wir dokumentieren die Anwendung, sodass die Betreuung auch bei einer Vertretung nachvollziehbar bleibt.
- Anpassbares Kontingent: Wenn sich Ihr Bedarf ändert, können wir den Umfang zum vereinbarten Periodenwechsel anpassen.
Was aus Ihrem Backlog wird
Die folgende nachgebaute Ansicht veranschaulicht laufende Retainer-Arbeit. Zuerst werden Wünsche priorisiert, anschließend folgen Umsetzung, Test und Dokumentation im Monatszyklus.
Jeden Monat sichtbar besser
- Neue Funktionen und Auswertungen entstehen im vereinbarten Kontingent, sodass Sie nicht jede kleine Änderung neu bestellen müssen.
- Vor der Übergabe testen und dokumentieren wir Änderungen. Außerdem halten wir fest, welche Version den neuen Stand enthält.
- Der Leistungsnachweis zeigt den Verbrauch je Aufgabe, damit Sie die nächste Priorisierung auf einer klaren Grundlage planen.
Ihre Excel-/Office-Entwicklungsabteilung im Abo
Viele Fachabteilungen benötigen ein bis vier Projekttage Entwicklung pro Monat, jedoch keinen eigenen Vollzeit-Entwickler. Dafür bietet der Retainer feste Kapazität. Wir lernen Ihre Excel-/VBA-Tools, Access-Datenbanken, Word-Vorlagen und Power-BI-Berichte kennen und entwickeln sie nach Ihrer Priorität weiter.
Weil das Team bereits eingearbeitet ist, beginnt eine neue Aufgabe nicht bei null. Wir sammeln Anforderungen im Backlog und besprechen ihre Reihenfolge. Anschließend setzen wir sie mit Tests und Dokumentation um; unser ISO-9001:2015-zertifiziertes Qualitätsmanagement unterstützt diesen Ablauf.
- Ein Ansprechpartner ordnet Ihre Office-Themen ein, damit Zuständigkeiten für Ihre Abteilung klar bleiben.
- Wissen bleibt verfügbar: Wir dokumentieren wichtige Regeln und Abhängigkeiten, sodass weitere Teammitglieder die Anwendung verstehen.
- Geplante Verbesserungen: Neben Korrekturen priorisieren Sie neue Funktionen, weil dafür feste Kapazität vorgesehen ist.
Sie melden Wünsche formlos
Sie melden Ihre Anforderung per E-Mail, Telefon oder im Review. Danach nehmen wir sie in den Backlog auf und klären offene Fragen.
Wir schätzen und Sie priorisieren
Zuerst schätzen wir den Aufwand für die Aufgabe. Anschließend legen Sie die Reihenfolge fest und sehen, welches Kontingent dafür nötig ist.
Geliefert wird im Monatszyklus
Wir setzen die Aufgabe um und prüfen das Ergebnis, bevor Sie es übernehmen. Außerdem erhalten Sie Dokumentation und einen Leistungsnachweis mit Verbrauchsübersicht.
Typische Stufen — vom Basispaket bis zur Entwicklungsabteilung
Die drei Größen dienen zur Orientierung, denn der Bedarf hängt von Ihren Anwendungen und Aufgaben ab. Ihr Kontingent vereinbaren wir gemeinsam. Dafür liefert der Capacity Planner eine erste Empfehlung.
1 PT pro Monat
Ein Projekttag pro Monat kann für einen überschaubaren Bestand passen, wenn überwiegend kleine Änderungen anfallen:
- Als Orientierung sind 1–3 kleinere Änderungswünsche pro Monat vorgesehen; wie viel möglich ist, hängt jedoch von deren Aufwand ab.
- Kleine Anpassungen und Korrekturen stehen im Vordergrund, damit Ihre bestehenden Abläufe weiter nutzbar bleiben.
- Außerdem prüfen wir nötige Anpassungen an Ihre Office-Umgebung, soweit diese im vereinbarten Kontingent liegen.
2 PT pro Monat
Zwei Projekttage pro Monat sind ein häufiger Einstieg, weil aktive Fachabteilungen mehrere laufende Wünsche haben:
- Mehrere Änderungswünsche lassen sich gemeinsam planen, sodass die dringenden Aufgaben zuerst bearbeitet werden.
- Daneben können kleinere Module und Auswertungen entstehen, wenn das vereinbarte Kontingent dafür ausreicht.
- Im regelmäßigen Review prüfen wir den Stand. Anschließend passen Sie die Prioritäten für die nächsten Aufgaben an.
4 PT pro Monat
Vier Projekttage pro Monat bieten mehr Raum, wenn ein größerer Anwendungsbestand laufend erweitert werden soll:
- Sie können mehrere Anwendungen im Backlog führen, während wir ihre Aufgaben übergreifend priorisieren.
- Mittelgroße Erweiterungen lassen sich in Monatsabschnitte teilen, damit Sie prüfbare Zwischenstände erhalten.
- Dringende Aufgaben können nach Abstimmung vorgezogen werden. Dabei richten sich Reaktionszeiten nach der Vereinbarung und verfügbaren Kapazität.
Die Stufen vereinbaren wir individuell, sodass auch größere Kontingente möglich sind. Je nach Bedarf können Sie den Retainer mit Support & Wartung kombinieren.
Backlog Capacity Planner: Wie viel Kontingent brauchen Sie?
Beantworten Sie drei Fragen zu Ihrem Anwendungsbestand. Daraus erhalten Sie eine erste Empfehlung, die wir anschließend mit Ihren konkreten Aufgaben abgleichen.
Unverbindliche Einschätzung auf Basis typischer Erfahrungswerte.
Retainer oder Einzelbeauftragung?
Ein klar abgegrenztes Vorhaben lässt sich als eigenes Projekt mit Festpreisoption planen. Wenn dagegen laufend Änderungen anfallen, kann ein Retainer die Abstimmung vereinfachen.
| Kriterium | Entwicklungsretainer | Einzelbeauftragung |
|---|---|---|
| Reaktionszeit | Kurz — Kapazität ist reserviert, kleine Änderungen starten typischerweise innerhalb weniger Werktage | Abhängig von Auslastung und Angebotsprozess — vom Wunsch bis zum Start vergehen oft Wochen |
| Planbarkeit | Feste monatliche Rate, Budget für das ganze Jahr planbar | Schwankende Kosten, jedes Vorhaben wird einzeln budgetiert und freigegeben |
| Overhead | Einmal vereinbart — danach keine Einzelangebote, Bestellungen oder Freigabeschleifen je Aufgabe | Angebot, Freigabe und Bestellung für jeden Auftrag — auch für 4-Stunden-Änderungen |
| Preisvorteil | Vergünstigte Konditionen gegenüber Einzelbeauftragung — planbare Auslastung geben wir weiter | Regulärer Projektsatz, Mindestaufwände je Auftrag |
| Einarbeitung | Das Team kennt Ihre Anwendungen — keine wiederholte Einarbeitung, Wissen bleibt dokumentiert erhalten | Kontext muss je Auftrag neu aufgebaut werden — Sie zahlen die Lernkurve mit |
| Priorisierung | Laufender Backlog mit regelmäßigem Review — auch kleine Verbesserungen kommen dran | Nur beauftragte Pakete werden umgesetzt — Kleines bleibt liegen |
Größere Vorhaben grenzen wir gemeinsam ab und planen sie bei Bedarf als eigenes Projekt mit Festpreisoption. Dadurch bleibt das Retainer-Kontingent für die laufende Arbeit verfügbar.
In vier Schritten zum laufenden Retainer
Bestandsaufnahme & Backlog
Zuerst sichten wir Ihre Anwendungen und dokumentieren ihren Zustand. Anschließend sammeln wir offene Wünsche und ordnen sie im ersten Backlog.
Kontingent & Vereinbarung
Gemeinsam legen wir Kontingent, Übertragung, Reaktionsziele und Konditionen fest. Damit alle Beteiligten dieselbe Grundlage haben, halten wir die Regeln schriftlich fest.
Monatszyklus: Umsetzung & Review
Wir bearbeiten die Aufgaben nach Ihrer Priorität und prüfen die Ergebnisse, bevor Sie diese übernehmen. Im Review besprechen wir außerdem neue Anforderungen.
Nachweis & Anpassung
Zum Ende der Periode erhalten Sie einen Leistungsnachweis mit Verbrauchsübersicht. Wenn sich der Bedarf verändert, können wir das Kontingent nach der Vereinbarung anpassen.
Laufende Entwicklungspartnerschaften in der Praxis
Anonymisierte Beispiele aus laufender Zusammenarbeit — mehr unter Projekte & Fallbeispiele.
Laufende Entwicklungspartnerschaft im Backlog-Modell
Gemeinnützige Rettungsorganisation: Office-/VBA-Aufgaben werden laufend per Backlog eingesteuert, priorisiert und im Monatsrhythmus abgerechnet — mit Budget-Checkpoint bei 70 %.
Power-BI-Dashboard mit Rolling-12-Reporting
Industriekonzern: Kennzahlen-Dashboard für eine gesamte Vertriebsregion — umgesetzt im Dienstleistungsvertrag mit monatlicher Abrechnung nach tatsächlich erbrachten Tagen und Budgetdeckel.
Projektmanagement-Tool: laufende Weiterentwicklung
Konsumgüterkonzern: Ein etabliertes Projektmanagement-Tool wird mit definierten Folgebudgets kontinuierlich ausgebaut — zuletzt um die automatisierte Verarbeitung von SAP-Auszügen.
Der Retainer spielt gut mit anderen Modellen zusammen
Weiterentwicklung und laufende Betreuung lassen sich kombinieren, weil verschiedene Anwendungen unterschiedliche Anforderungen haben. Gemeinsam wählen wir dafür das passende Modell.
Support & Wartung
Support & Wartung ergänzt den Retainer, wenn Sie für Fehlerfälle definierte Reaktionszeiten benötigen.
Mehr erfahren →Managed Application Service
Beim Managed Application Service vereinbaren wir Verantwortung für Betrieb und Betreuung. Dabei legen wir Leistungsumfang und Zuständigkeiten für die Anwendung fest.
Mehr erfahren →Managed Reporting & Validation
Beim Reporting-Service erhalten Sie den fertigen, geprüften Bericht zum vereinbarten Termin. Dadurch muss Ihr Team die Erstellung nicht selbst übernehmen.
Mehr erfahren →Überblick über alle Modelle: Managed Services & Vertragsmodelle
Entwicklungsretainer — die wichtigsten Antworten
Was passiert mit nicht genutzten Stunden?
In der typischen Vereinbarung können Sie Reststunden begrenzt übertragen, zum Beispiel in den Folgemonat. Dadurch gleichen sich ruhige und intensive Monate aus, ohne dass unbegrenzt Guthaben entsteht. Die genaue Regel legen wir im Vertrag fest, sodass Sie die Übertragung in der Verbrauchsübersicht nachvollziehen können.
Wie schnell werden Änderungswünsche umgesetzt?
Kleine Änderungen starten typischerweise innerhalb weniger Werktage, weil die Kapazität bereits reserviert ist. Die Reihenfolge bestimmen Sie im Backlog. Wenn eine Aufgabe dringender wird, stimmen wir eine geänderte Priorität ab; der konkrete Termin hängt dabei von Aufwand und laufenden Aufgaben ab.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Typisch sind 6 bis 12 Monate, weil sich die Einarbeitung für beide Seiten lohnen soll. Danach sind Verlängerungen in Monats- oder Quartalsschritten möglich. Das Kontingent können wir außerdem zum vereinbarten Periodenwechsel an Ihren Bedarf anpassen.
Was zählt in das Kontingent hinein?
Zum Kontingent zählen Entwicklung, Tests, Dokumentation und Abstimmungen im vereinbarten Umfang. Der Leistungsnachweis zeigt den Verbrauch je Aufgabe, damit Sie die Verwendung prüfen können. Anschließend können Sie die Prioritäten für die nächste Periode anpassen.
Deckt ein Retainer auch mehrere Anwendungen ab?
Ja, der Backlog kann mehrere Anwendungen enthalten, zum Beispiel Excel-Tools, Access-Datenbanken, Word-Vorlagen oder Power-BI-Berichte. Wir priorisieren die Aufgaben gemeinsam über alle Anwendungen hinweg. Dabei bleibt es bei einem vereinbarten Kontingent.
Worin unterscheidet sich der Retainer von Support & Wartung?
Support & Wartung hilft bei Fehlern in bestehenden Anwendungen und sieht dafür vereinbarte Reaktionszeiten vor. Der Retainer dient dagegen der Weiterentwicklung, etwa durch neue Funktionen und kleine Erweiterungen. Deshalb lassen sich beide Modelle sinnvoll kombinieren.
Was passiert, wenn das Kontingent nicht reicht?
Wenn Ihr Bedarf dauerhaft steigt, können wir das Kontingent zum vereinbarten Periodenwechsel aufstocken. Einzelne Spitzen stimmen wir vorher mit Ihnen ab. Größere Vorhaben planen wir bei Bedarf als eigenes Projekt mit Festpreisoption, sodass die laufende Arbeit im Retainer weiter Platz hat.
Wie viel Entwicklungskapazität braucht Ihr Anwendungsbestand?
Welche Office-Anwendungen sollen planvoll weiterentwickelt werden? Beschreiben Sie Ihre Tools und typische Änderungswünsche, damit wir den Bedarf einordnen können. Im kostenfreien Erstgespräch besprechen wir anschließend Prioritäten, Kapazität und ein passendes Vertragsmodell.