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Angebotserstellung automatisieren.
MDS kann Ihre Angebotserstellung automatisieren, damit Kalkulation und Dokumente zusammenpassen. Dafür klären wir zuerst Preise, Regeln und Vorlagen. Danach verbinden wir Excel und Word zu einem geführten Ablauf mit weniger manuellen Schritten.
Woran Angebotsprozesse heute scheitern
Angebote dauern Tage
Wenn Preise, Texte und Layout von Hand zusammengestellt werden, braucht jedes Angebot viele Einzelschritte. Deshalb bleibt weniger Zeit für Rückfragen und Abstimmung mit dem Kunden.
Copy-Paste aus Alt-Angeboten
Wenn das letzte Angebot als Vorlage dient, können alte Preise oder Kundennamen stehen bleiben. Deshalb müssen aktuelle Daten und Textbausteine vor der Ausgabe geprüft werden.
Preislogik liegt offen
Wenn Margen und Rabattgrenzen offen in Dateien liegen, können sie ungewollt geändert oder weitergegeben werden. Deshalb braucht die Preislogik einen Schutz, der zu Ihrer Nutzung passt.
Kein einheitliches Bild
Wenn jedes Angebot anders aufgebaut ist, fehlen einheitliche Texte und Formate. Deshalb sollten Layout und Konditionen in abgestimmten Vorlagen liegen.
Angebotsprozess digitalisieren — das steckt drin
Wenn Sie Ihre Angebotserstellung automatisieren, stimmen wir den Ablauf zuerst mit dem Vertrieb ab. Danach berechnet Excel die Preise, während Word das Angebotsdokument erstellt. Damit Ihr Team den Prozess nutzen kann, planen wir geführte Eingaben und passende Textbausteine.
Wenn das Angebot beim Kunden entstehen soll
Wenn ein Angebot direkt im Kundentermin entstehen soll, ergänzen wir den Ablauf für den Außendienst. Dafür wählt Ihr Team Kunde und Positionen und setzt Rabatte nur im freigegebenen Rahmen. Danach kann es das Angebot noch vor Ort ausgeben, während Preise und Texte aus derselben Grundlage wie im Innendienst stammen. Technisch nutzen wir dafür eine Power App.
Nachgebaute Ansicht mit fiktiven Daten und Beispielpreisen.
- Geführte Angebotserfassung — Kunde, Positionen und Konditionen werden über klare Masken erfasst, damit Eingaben zum Ablauf passen.
- Zentrale Preis- und Textbausteinbasis — Preise und Texte werden einmal gepflegt, sodass die Ausgabe dieselbe Grundlage nutzt.
- Geschützte Preislogik — Margen und Rabattgrenzen werden geschützt; wenn eine Grenze unterschritten wird, folgt die vereinbarte Freigabe.
- Fertiges Word-Angebot im Corporate Design — danach stellt das Tool Deckblatt, Positionen, Konditionen und Anlagen zusammen.
- PDF-Erzeugung & Versand — das Angebot entsteht als PDF per Klick. Wenn gewünscht, wird es direkt aus Outlook versendet und abgelegt.
- Datenübernahme aus ERP/CRM — wenn die Quelle es erlaubt, werden Kunden- und Artikeldaten übernommen, damit doppelte Pflege entfällt.
- Angebotsverfolgung — Status, Versionen und Wiedervorlagen werden festgehalten, damit offene Schritte nachvollziehbar sind.
- Tests, Dokumentation & Quellcode — bevor Ihr Team startet, prüfen wir die Anwendung und weisen es ein. Quellcode und Unterlagen gehören Ihnen.
Vertiefung: Word-Automatisierung · Excel-Programmierung mit VBA · Datenintegration & Schnittstellen
So sieht das fertige Angebot aus
Vom Klick zur fertigen Angebotsmappe
- Geführte Eingaben ersetzen Copy-Paste, damit aktuelle Daten in das Angebot eingehen.
- Danach fügt das Tool die passenden Texte und Konditionen aus der abgestimmten Grundlage ein.
- So entstehen Word und PDF im Corporate Design; die Laufzeit hängt von Umfang und Daten ab.
Wie viel Zeit steckt in Ihren Angeboten?
Die zwei Regler geben eine erste Orientierung, damit Sie den heutigen Zeitaufwand einordnen können. Danach besprechen wir im Projekt-Check, welche Schritte sich tatsächlich vereinfachen lassen.
In vier Schritten zum automatisierten Angebotsprozess
Bevor wir entwickeln, prüfen wir Ihren Angebotsprozess gemeinsam. Dabei klären wir, welche Schritte vereinfacht oder automatisiert werden können. Danach setzen wir einen Ablauf um, der zu Ihrem Team passt.
Analyse
Zuerst nehmen wir Preisfindung, Texte und Freigaben auf, damit die Fachregeln klar sind. Außerdem prüfen wir die Datenquellen mit Ihrem Vertrieb.
Konzept & Festpreis
Danach stimmen wir ein Konzept mit Musterangebot und Maskenentwurf ab, damit Umfang und Ergebnis feststehen. Wenn Sie es wünschen, erhalten Sie ein Festpreisangebot.
Umsetzung & Tests
Wir entwickeln in Etappen, damit Ihr Team Ergebnisse früh prüfen kann. Danach testen wir typische Angebotsfälle und rechnen gegen vorhandene Kalkulationen nach.
Abnahme & Betreuung
Bevor das Team startet, folgen Einweisung, Unterlagen und Quellcodeübergabe. Wenn Sie weitere Betreuung wünschen, vereinbaren wir auch die Pflege der Preis- und Textbasis.
Automatisierte Angebote in der Praxis
Modulare Budgetplan-Vorlage für den Angebotsprozess
Die zentrale Kalkulationsvorlage im Angebots- und Auftragsprozess war hochkomplex: manuell zusammengesuchte Arbeitspakete, kopierte Formeln, veraltete Preisstände. Neuentwicklung mit modular wählbaren Arbeitspaketen, automatischen Summenlogiken und einer zentralen, externen Preisdatenbasis, die Preise von Formeln entkoppelt.
Konsolidiertes Preiskalkulationstool mit SharePoint-Sync
Drei getrennte Preiskalkulationen wurden zu einer Master-Vorlage zusammengeführt, die Artikeldaten automatisch aus zentralen SharePoint-Stammlisten synchronisiert. PDF-Export in zwei Varianten, Schreibschutz, versteckte Datenblätter und passwortbasierte Freigaben inklusive.
Häufige Fragen zur automatisierten Angebotserstellung
Was kostet es, die Angebotserstellung zu automatisieren?
Schlanke Angebotsgeneratoren beginnen als Orientierung bei rund 5 Projekttagen. Wenn Preisdatenbank, Freigaben und Versand durchgängig verbunden werden, liegen typische Lösungen bei 10–20 Projekttagen. Nach dem unverbindlichen Projekt-Check erhalten Sie einen Budgetkorridor; auf Wunsch mit Festpreis.
Ist das ein CPQ-System?
Der Ansatz umfasst Configure, Price, Quote auf Basis von Word und Excel, also eine schlanke CPQ-Lösung. Dabei verbinden wir geführte Auswahl, Preisberechnung und Angebotsdokumente. Ob weitere Lizenzen nötig sind, hängt von vorhandener Office-Umgebung, Verbindungen und den vereinbarten Funktionen ab.
Wie bleibt unsere Preislogik geschützt?
Wir legen Preise, Margen und Rabattgrenzen in geschützten Bereichen oder einer separaten Preisdatenbasis ab. Damit Anwender die passenden Angaben sehen, stimmen wir Zugriffe und die sichtbaren Ergebnispreise ab. Wenn Mindestmargen unterschritten werden, ist eine dokumentierte Freigabe nötig. Den passenden Schutz klären wir anhand Ihrer Umgebung.
Funktioniert das mit unseren Daten aus ERP oder CRM?
Wenn passende Exporte oder Zugriffe bestehen, können Kunden-, Artikel- und Preisdaten aus ERP, SQL oder SharePoint übernommen werden. Deshalb klären wir den Weg zuerst mit Ihrer IT, damit doppelte Pflege möglichst vermieden wird. Weitere Möglichkeiten zeigt unsere Datenintegration & Schnittstellen.
Wie lange dauert die Einführung?
Typische Angebotslösungen werden in vier bis acht Wochen eingeführt, sofern Umfang und Daten dafür passen. Bevor Ihr Team startet, stimmen wir Vorlagen ab und testen typische Angebotsfälle. Danach folgt die Einweisung des Vertriebs.
Wie schnell könnte Ihr nächstes Angebot fertig sein?
Beschreiben Sie uns Ihren Angebotsprozess, damit wir den Bedarf verstehen. Im kostenfreien Erstgespräch klären wir Kalkulation, Datenquellen und Vorlagen. Danach besprechen wir ein sinnvolles Vorgehen.