Outlook-Prozesse sinnvoll automatisieren.
Mit Outlook-Automatisierung von MDS lassen sich wiederkehrende E-Mail-Aufgaben gezielt vereinfachen. Zuerst klären wir Eingänge, Fachregeln und benötigte Freigaben. Danach entwickeln wir passende Abläufe oder Add-ins für Ihre Outlook-Umgebung.
Welche E-Mail-Prozesse wir für Sie automatisieren
Zuerst prüfen wir den E-Mail-Prozess und die benötigten Daten. Danach entwickeln wir eine passende Lösung und prüfen das Ergebnis. Die folgenden Aufgaben zeigen mögliche Anwendungen; der konkrete Umfang richtet sich nach Ihrer Umgebung.
Anfragen und Tickets erfassen
Zum Beispiel werden geeignete Eingänge nach festgelegten Regeln erkannt. Danach lassen sich Falldaten übernehmen und dem zuständigen Team zuordnen.
Anhänge geordnet ablegen
Zuerst werden Dateityp und benötigte Angaben geprüft. Danach erhalten Anhänge definierte Namen und Zielorte. Außerdem werden Dubletten oder fehlende Angaben sichtbar gemacht.
Antwortentwürfe erstellen
Zuerst verbindet der Ablauf freigegebene Textbausteine mit Falldaten. Danach prüft der Anwender den Entwurf und entscheidet über die weitere Verwendung.
Versandprüfung
Zum Beispiel können Empfänger, Anhänge oder Verschlüsselung geprüft werden. Dabei hängen die Möglichkeiten von Outlook-Client und verfügbaren APIs ab.
Serien- und Statuskommunikation
Zuerst werden strukturierte Daten und Vorlagen zugeordnet. Danach entstehen vorbereitete Nachrichten, deren Inhalte geprüft werden können. Außerdem wird der vereinbarte Ablauf protokolliert.
E-Mail mit Fachsystem verbinden
Zum Beispiel können Nachrichten oder Freigaben einen Vorgang in Access, CRM oder SharePoint aktualisieren. Dabei prüfen wir Datenzugang, Rechte und die fachlichen Regeln.
Was wir konkret umsetzen
Zuerst verbinden wir Postfach, Ablage und Fachsysteme zu einem klaren Ablauf. Danach übernehmen Funktionen die vereinbarten Routineaufgaben. Dabei bleiben kritische Entscheidungen und Freigaben bei den zuständigen Personen.
Eingänge klassifizieren
Zum Beispiel können Betreff, Absender oder Anhänge die Zuordnung steuern. Danach erhält der Eingang den vorgesehenen Bearbeitungsschritt.
Daten und Anhänge übernehmen
Zuerst werden Angaben und Anhänge geprüft. Danach können sie nach vereinbarten Regeln an SharePoint, Dateien, Excel, Access oder APIs übergeben werden.
Antworten und Entwürfe vorbereiten
Zuerst erzeugen freigegebene Textbausteine und Falldaten einen Entwurf. Danach prüft die zuständige Person Inhalt und Empfänger.
Outlook-Add-ins entwickeln
Je nach Outlook-Client sind zum Beispiel Schaltflächen oder Aufgabenbereiche möglich. Dabei prüfen wir die benötigten Office-APIs, bevor die Bedienung umgesetzt wird.
Sicherheit und Betrieb planen
Außerdem stimmen wir Rechte, Verteilung und Protokolle mit Ihrer IT ab. Dabei planen wir Datenschutz und den Umgang mit Fehlern.
Technologien und Schnittstellen
Zuerst prüfen wir Prozess und Outlook-Client. Danach kommen je nach Aufgabe Microsoft Graph, Office-Web-Add-ins, Power Automate oder klassische Office-Technik infrage. VBA und COM/VSTO sind im neuen Outlook nicht verfügbar. Deshalb berücksichtigen wir vorhandene Makros und einen möglichen Clientwechsel frühzeitig. Diese Grenze beschreibt außerdem die Dokumentation von Microsoft.
Passende Projekte in jeder Größenordnung
Die drei anonymisierten Fallbeispiele zeigen Outlook-Aufgaben aus unserem Portfolio. Dabei reichen die Vorhaben vom Add-in bis zur Abrechnung. Welcher Umfang zu Ihrem Bedarf passt, klären wir gesondert.
Outlook-Add-in: Sicherheitsabfrage vor unverschlüsseltem E-Mail-Versand
Compliance-Abfrage vor unverschlüsseltem Versand bei einer Bank — zentral ausgerollt, ohne Einzelinstallationen.
≈ 7 ProjekttageZentrale Formularmappe für Vertrieb und Service mit PDF- und Outlook-Automation
Acht getrennte Formularprozesse eines Wassertechnik-Konzerns in einer Mappe gebündelt — mit Ein-Klick-Versand als PDF direkt aus Outlook.
≈ 8 ProjekttageAutomatisierte Ticket-Abrechnung für das Eventmanagement
Unser größtes dokumentiertes Outlook-Fallbeispiel: Quelldaten werden automatisch nach acht Einladungsgründen aufgeteilt, steuerkonform auf Sachkonten verteilt und an die Buchhaltung übergeben — die Quartalsabrechnung läuft per Knopfdruck statt in Handarbeit.
So läuft Ihr Outlook-Projekt ab
Zuerst klären wir, welche Eingänge feste Regeln brauchen. Danach prüfen wir, wo Freigaben nötig bleiben und welche Handgriffe entfallen können. Erst anschließend wählen wir die passende Technik.
Verstehen
Zuerst klären wir Aufgabe, geeignete Beispieldaten und das gewünschte Ergebnis gemeinsam.
Anbieten
Danach erhalten Sie ein Konzept mit abgegrenztem Umfang, Budgetrahmen und Zeitplan.
Entwickeln
Anschließend entsteht die Lösung in abgestimmten Etappen. Dabei können Sie Zwischenstände prüfen.
Prüfen
Danach testen die Anwender vereinbarte Fälle. Außerdem prüfen Kontrollrechnungen die Ergebnisse vor der Abnahme.
Übergeben
Anschließend erhalten Sie Quellcode, Unterlagen und eine Einweisung. Dadurch kann Ihr Team den Ablauf im Alltag betreuen.
Häufige Fragen zur Outlook-Automatisierung
Können E-Mails automatisch versendet werden?
Je nach Technik sind geplante Versandabläufe möglich. Bei sensiblen oder geschäftlich wichtigen Inhalten empfehlen wir dagegen meist einen vorbereiteten Entwurf. Danach prüft eine zuständige Person die Inhalte und gibt sie frei. Den passenden Ablauf legen wir gemeinsam fest.
Können Anhänge automatisch benannt und abgelegt werden?
Ja, wenn die nötigen Angaben verfügbar sind. Zum Beispiel können Dateityp, Betreff und Vorgangsnummer die Benennung steuern. Danach wird das Ziel nach vereinbarten Regeln gewählt. Außerdem planen wir einen Prüfweg für fehlende Angaben.
Unterstützen Sie Shared Mailboxes?
Ja, nach Prüfung der Umgebung und Rechte. Zuerst klären wir den Nutzerkontext und den technischen Zugang zum gemeinsamen Postfach. Danach stimmen wir den Ablauf mit Ihrer Exchange- oder Microsoft-365-IT ab.
Welcher Ansatz passt: VBA, Add-in, Graph oder Power Automate?
Zuerst prüfen wir Plattform, Verteilung und benötigte Funktionen. Danach wählen wir die passende Technik. VBA und COM/VSTO gehören zum klassischen Outlook; das neue Outlook unterstützt sie dagegen nicht. Für neue Clients prüfen wir deshalb geeignete Web-Add-ins, Graph oder Power Automate. Die Unterschiede erklärt außerdem Microsofts Überblick zu Outlook-Add-ins.
Können bestehende Makros übernommen werden?
Ja, nach einer Prüfung von Funktionen und Stabilität. Dabei klären wir auch Office-Version und Verteilweg. Danach entscheiden wir gemeinsam, ob eine gezielte Modernisierung oder ein Neuaufbau sinnvoller ist.
Wie wird verhindert, dass falsche Inhalte verarbeitet werden?
Zuerst legen wir Regeln und Pflichtprüfungen fest. Danach werden erkannte Ausnahmen an die zuständige Person gegeben. Außerdem können Protokolle und Freigaben den Ablauf prüfbar machen. Welche Kontrollen nötig sind, richtet sich nach Daten und Aufgabe.
Zeigen Sie uns Ihren E-Mail-Prozess
Zeigen Sie uns zuerst den heutigen Ablauf oder ein typisches Postfach-Szenario. Danach ordnen wir Lösung, Aufwand und nächste Schritte im kostenfreien Erstgespräch ein. Dabei brauchen Sie noch kein fertiges Lastenheft. Der technische Ansatz folgt Ihrem Team und der vorhandenen Umgebung.
Dr. Matthias Dünnweber
Geschäftsführer und Projektleitung
MDS – Dr. Matthias Dünnweber Software · Karlsplatz 3, 80335 München