Zentrale Formularmappe für Vertrieb und Service mit PDF- und Outlook-Automation
Kundenstammdaten, Aufträge und Beratungsprotokolle liefen über separate PDF-Formulare. Das galt auch für Wartungs- und Mietverträge sowie Teststellungen. Eine zentrale Datenhaltung für den Außendienst fehlte.
Bedienbare, nachgebaute Beispielanwendung — Kundendaten und Originalansichten bleiben vertraulich.
Die Aufgabe
Kundenstammdaten, Aufträge und Beratungsprotokolle liefen über separate PDF-Formulare. Das galt auch für Wartungs- und Mietverträge sowie Teststellungen. Eine zentrale Datenhaltung für den Außendienst fehlte.
Die Lösung von MDS
Die Excel-Master-Datei hat ein Hauptmenü und acht Formularblätter. Deren Layout entspricht den bestehenden Vorlagen. Die Befüllung ist weitgehend automatisiert. Zudem bietet die Lösung PDF-Export und automatisierten Versand aller Dokumente per Outlook an Kunden und Innendienst.
Eine neue Formularmappe vorbereiten
Bei einer ähnlichen Aufgabe sehen wir uns zuerst die vorhandenen Formulare und gemeinsamen Angaben an. Dabei klären wir, welche Daten zentral gepflegt werden sollen. Anschließend besprechen wir Ausgabe, Empfänger und die vorgesehenen Übergaben. So kann der Fachbereich den Ablauf der neuen Mappe gemeinsam mit der IT planen. Diese Einordnung beschreibt unser allgemeines Vorgehen bei neuen Vorhaben.
Diese Hinweise betreffen die Vorbereitung eines neuen Vorhabens. Den konkreten Umfang besprechen wir anhand Ihrer Daten, Abläufe und Ziele.
Der Projektablauf
Verstehen
Zuerst klären wir an echten Beispieldaten, wie der Prozess heute läuft. Dabei sehen wir, wer damit arbeitet und wo Zeit und Fehler entstehen.
Anbieten
Bevor wir ein Angebot erstellen, hinterfragen und vereinfachen wir den Ablauf. Danach legen wir Konzept, Umfang, Budgetrahmen und Zeitplan fest.
Entwickeln
Anschließend setzen wir die Lösung in abgestimmten Etappen um. Dabei passt sich die Software Ihrem Prozess an, nicht umgekehrt.
Prüfen
Danach testen wir die Lösung und prüfen die Zahlen mit Kontrollrechnungen. Gemeinsam mit den Anwendern folgt die Abnahme.
Übergeben
Zum Schluss erhalten Sie Quellcode und Dokumentation. Dazu weisen wir Ihr Team in die Lösung ein.
Geeignetes Projektmodell: Einstieg · ab ca. 10 Projekttagen. Diese Einordnung zeigt, wie wir eine ähnliche Aufgabe heute angehen können. Sie sagt daher nichts über die damalige Projektdauer aus. Den konkreten Umfang stimmen wir mit Ihnen anhand Ihrer Ausgangslage ab. Alle Projektgrößen ansehen →
Acht getrennte Formularprozesse in einer Mappe gebündelt — Ein-Klick-Versand als PDF
Eingesetzte Technologien
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Lassen Sie uns kurz über Ihren Fall sprechen
Erst verstehen. Dann entwickeln: Zuerst sehen wir uns an, wie Ihr Prozess heute läuft und was er wirklich braucht. Erst danach sprechen wir über die Technik. Schildern Sie uns Ihre Situation. Im kostenfreien Erstgespräch besprechen wir dann Machbarkeit, einen passenden Lösungsweg und den nächsten Schritt.
Dr. Matthias Dünnweber · Geschäftsführer und Projektverantwortlicher
Oder direkt anrufen: +49 177 7383088
ISO 9001:2015 zertifiziert · Microsoft Partner · 500+ Projekte